Penyusunan anggaran
merupakan salah satu kegiatan penting dalam proses perencanaan yang dilakukan
oleh manajemen sebuah perusahaan. Dalam sebuah anggaran kemudian ditetapkan
biaya-biaya kegiatan atau program-program yang akan dilaksanakan dan
dijadwalkan berikut dengan target-target keuangan yang telah ditetapkan serta
upaya-upaya berikut dengan biaya yang dilakukan untuk mencapai target-target
tersebut.
Prinsip dasar anggaran
adalah bagaimanan merubah rencana jangka panjang menjadi rencana jangka pendek
dengan realisasiny amenjadi alat ukur untuk melakukan evaluasi kinerja.
Fungsi
Anggaran
Perencanaan anggaran
merupakan alat untuk membantu manajemen dalam pelaksanaan, fungsi perencanaan,
koordinasi, pengawasan dan juga sebagai pedoman kerja dalam menjalankan
perusahaan untuk tujuan yang telah ditetapkan.
a.
Fungsi Perencanaan
Perencanaan merupakan
salah satu fungsi manajemen dan fungsi ini merupakan dasar pelaksanaan
fungsi-fungsi manajemen lainnya.
b.
Fungsi Pengawasan
Anggaran merupakan salah
satu cara mengadakan pengawaasan dalam perusahaan. Pengawasan itu merupakan
usaha-usaha yang ditemput agar rencana yang telah disusun sebelumnya dapat
dicapai, dnegan demikian pengawasan adalah mengevaluasi prestasi kerja dan
tindakan perbaikan apabila perlu.
Tujuan pengawasan bukan
mencari kesalahan akan tetapi mencegah dan memperbaiki kesalahan. Sering
terjadi, fungsi pengawasan disalah artikan yaitu mencari kesalahan orang lain
atau sebagai alat menjatuhkan hukuman atas suatu kesalahan yang dibuat pada hal
tujuan pengawasan yaitu untuk menjamin tercapainya tujuan-tujuan dari sebuah
rencana.
c.
Fungsi Koordinasi
Fungsi koordinasi
menuntut adanya keselarasan tindakan bekerja dari setiapindividu atau bagian
dalam perusahaan untuk mencapai tujuan. Dengan demikiandapat dikatakan bahwa
untuk menciptakan adanya koordinasi diperlukanperencanaan yang baik, yang dapat
menunjukkan keselarasan rencana antara satubagian dengan bagian lainnya. Anggaran
yang berfungsi sebagai perencanaan harus dapat menyesuaikanrencana yang dibuat
untuk berbagai bagian dalam perusahaan, sehingga rencanakegiatan yang satu akan
selaras dengan lainnya. Untuk itu anggaran dapat dipakaisebagai alat koordinasi
untuk seluruh bagian yang ada dalam perusahaan, karenasemua kegiatan yang
saling berkaitan antara satu bagian dengan bagian lainnyasudah diatur dengan
baik.
d.
Anggaran Sebagai Pedoman Kerja
Anggaran merupakan suatu
rencana kerja yang disusun sistematis dandinyatakan dalam unit moneter.
Lazimnya penyusunan anggaran berdasarkanpengalaman masa lalu dan
taksir-taksiran pada masa yang akan datang, maka inidapat menjadi pedoman kerja
bagi setiap bagian dalam perusahaan untukmenjalankan kegiatannya
Prinsip
penyusunan anggaran perusahaan
1.
Management Involvement
Keterlibatan
manajemen dalam penyusunan rencana mempunyai makna bahwa manajemen mempunyai
komitmen yang kuat untuk mencapai segala sesuatu yang direncanakan
2.
Organizational Adaptation
Suatu
rencana keuangan harus disusun berdasar struktur organisasi dimana ada
ketegasan garis wewenang dan tanggung jawab. Seorang manajer tidak dapat
memindahkan tanggungjawab atas suatu pekerjaan walaupun dia dapat melimpahkan
sebagian wewenangnya kepada bawahannya
3.
Responsibility Accounting
4.
Agar rencana keuangan dapat dilaksanakan dengan baik,
maka harus didukung adanya suatu sistem responsibility accounting yang polanya
disesuaikan dngan pertanggungjawaban organisatoris
5.
Goal Orientation
Penetapan
tujuan yang realistis akan menjamin kelangsungan hidup dan pertumbuhan perusahaan
dalam jangka panjang. Jadi konsep management by objective dapat diterapkan
6.
Full communication
Suatu
perencanaan dan pengendalian dapat berjalan secara efektif apabila antara
tingkatan manajemen mempunyai pemahaman yang sama tentang tanggung jawab dan
sasaran yang harus dicapai.
7.
Realistic Expectation
Dalam
perencanaan, manajemen harus menghindari konservatisme dan optimisme yang
berlebihan yang menjadikan sasaran tidak dapat dicapai. Jadi manajemen harus
menetapkan sasaran yang realistis artinya memungkinkan dapat dicapai
8.
Timeeliness
Laporan-laporan berupa informasi mengenai realisasi rencana harus diterima oleh manajer yang berkompeten tepat pada waktunya agar informasi tersebut efektif dan berguna bagi manajemen
Laporan-laporan berupa informasi mengenai realisasi rencana harus diterima oleh manajer yang berkompeten tepat pada waktunya agar informasi tersebut efektif dan berguna bagi manajemen
9.
Flexible Application
Perencanan
tidak boleh kaku tetapi harus terdapat celah untuk perubahan sesuai dengan
situasi dan kondisi yang terjadi
10. Reward
and Punishment
Manajemen
harus melakukan penilaian kinerja manajer berdasarkan perencanaan yang telah
ditetapkan. Jadi manajer yang kinerjanya di bawah atau melebihi standar harus
dapat diketahui sehingga pemberian suatu reward ataupun punishment oleh
manajemen menjadi transparan.
Administrasi
dalam anggaran
Dalam mempersiapkan dan menyusun
anggaran sangat tergantung pada struktur organisasi dari masing-masing
perusahaan, akan tetapi pada garis besarnya tugas mempersiapkan dan menyusun
anggaran dapat didelegasikan kepada :
a.
Bagian
administrasi, bagi perusahaan kecil. Hal ini disebabkan karena
kegiatan-kegiatan perusahaan tidak terlalu kompleks, sederhana dengan ruang
lingkup terbatas, sehingga tugas penyusunan anggaran dapat diserahkan kepada
salah satu bagian saja dari perusahaan yang bersangkutan. Dibagian administrasi
inilah terkumpul semua data-data dan informasi yang meliputi seluruh kegiatan
perusahaan, baik kegiatan di bidang pemasaran, kegiatan di bidang produksi,
kegiatan di bidang pembelanjaan, maupun kegiatan di bidang personalia. Dengan
bekal data dan informasi tersebut ditambah dengan data dan informasi dari luar
perusahaan (ekstern), bagian administrasi diharapkan lebih mampu menyusun
anggaran daripada bagian-bagian lain dalam perusahaan.
b.
Panitia
anggaran, bagi perusahaan yang besar. Hal ini disebabkan karena kegiatan
perusahaan yang cukup kompleks, beraneka ragam, dengan ruang lingkup yang cukup
luas, sehingga bagian administrasi tidak mungkin dan tidak mampu lagi menyusun
anggaran sendiri tanpa partisipasi secara aktif bagian-bagian lain dalam
perusahaan. Oleh karena itu tugas menyusun anggaran perlu melibatkan semua
unsur yang mewakili semua bagian yang ada dalam perusahaan, yang duduk dalam
panitia anggaran . Tim penyusun anggaran ini biasanya diketuai oleh salah
seorang pimpinan perusahaan dengan anggota-anggota yang mewakili bagian
pemasaran, bagian produksi, bagian perbelanjaan serta bagian personalia.
Sebelum disahkan oleh pimpinan tertinggi perusahaan, masih
dimungkinkan pula untuk diadakannya pembahasan-pembahasan antara pimpinan
tertinggi perusahaan dengan pihak yang diserahi tugas menyusun rancangan
anggaran tersebut.
Setelah disyahkan oleh pimpinan
tertinggi perusahaan, maka rancangan anggaran tersebut telah menjadi anggaran
yang defenitif, yang akan dijadikan sebagai pedoman kerja, sebagai alat
pengkoordinasian kerja dan sebagai alat pengawasan. Bilamana tugas penyusunan
rancangan anggaran serta anggaran yang defenitif telah selesai, maka panitia
anggaran tidak bubar, melainkan secara berkala masih perlu mengadakan
pertemuan-pertemuan konsultatif guna membahas pelaksanaan anggaran tersebut
dari waktu ke waktu, untuk meningkatkan kerja sama dan koordinasi, serta
mengadakan revisi-revisi terhadap anggaran yang telah disusun bilamana memang
dirasa perlu.
Karena biaya administrasi terdiri
dari berbagai biaya maka dalam menentukan besarnya biaya administrasi pada
waktu yang akan datang perlu didasarkan pada sifat biaya
masing-masing komponen biaya tersebut.
~ Biaya tetap
Untuk biaya-biaya yang sifatnya tetap seperti depresiasi,
gaji karyawan maka penentuan biaya pada periode yang akan datang didasarkan
pada periode sebelumnya.
~ Biaya variabel
Untuk biaya-biaya yang sifatnya variabel seperti kertas dan
alat tulis dan peralatan habis pakai lainnya, maka penentuan tersebut biaya
pada periode yang akan datang didasarkan pada tarif biaya tersebut pada waktu
yang lalu. Berbeda dengan biaya tetap, tarif biaya variabel memerlukan
penyesuaian karena perubahan harga-harga yang terjadi di pasar.
~ Biaya semivariabel
Untuk biaya-biaya yang sifatnya semivariabel seperti
pemeliharaan gedung, maka penentuan biaya pada periode yang akan datang
didasarkan pada analisis terhadap biaya tersebut. Sebagian biaya yang bersifat
tetap besarnya sama dengan periode sebelumnya, sedang sebagian yang bersifat
variabel akan ditentukan berdasarkan tertentu.
Data dan informasi yang diperlukan
untuk menyusun Budget Biaya administrasi antara lain :
~ Rencana penjualan yang
tertuang dalam butget penjualan. Khususnya tentang kuantitas dari masing-masing
jenis barang yang akan dijual dari waktu ke waktu yang akan datang. Hal ini
disebabkan karna kegiatan penjualan termasuk salah satu kegiatan yang dicatat
dan diadministrasikan oleh bagian umum administrasi perusahaan.
~ Rencana produksi yang
tertuang dalam butget unit yang akan diproduksikan, khusus nya tentang jumblah
kuantitas dari masing-masing jenis barang yang akan diproduksikan dari waktu ke
waktu (bulan ke bulan) selama periode tertentu yang akan datang.
~ Berbagai satandar
biaya-biaya yang termasuk dalam kelompok biaya administrasi yang telah di
tetapkan perusahaan. Standar-satandar biaya semacam ini sangat diperlukan oleh
perusahaan, untuk mengendalikan efesiensi kerja para karyawan (controlling).
Standar biaya-biaya yang termasuk dalam kelommpok biaya administrasi ini
dihimpun menjadi satu dalam suatu anggran variable (variable butget)
besama-sama dengan standar-standar biaya yang termasuk dalam kelompok biaya
pabrik tidak langsung.
~ Sistem pembayaran upah
(gaji) yang dipakai oleh perusahaan, khususnya upah yang di bayarkan oleh
perusahaaan kepada karyawan dibagian administrasi umum.
~ Metode depresiasi yang
dipakai oleh perusahaan, khususnya depresiasi terhadap aktiva tetap pada bagian
administrasi umum.
~ Metode alokasi biaya
yang dipakai oleh perusahaan untuk membagi (distribusi) biaya-biaya yang semula
merukan satu kesatuan biaya bersama (join cost) kedalam kelompok-kelompok
sesuai dengan tempat dimana biaya itu terdapat atau terjadi.
Komentar
Posting Komentar